Transformation Quarterly 02_2023

Von Julika Benz

Im Zuge der aktuellen Trans­formations­herausforderungen liegen viele Gestaltungs­aufgaben in Reich­weite der Internen Kommunikation. Greift sie zu, kann sie zu einem wert­vollen Ratgeber des Top­managements werden. Grund­legend ist eine aktive Entscheidung für eine Erweiterung der bisherigen Rolle und ein bewusst gesteuerter Prozess, der Themen, Kanäle und Strukturen an der angestrebten Rolle ausrichtet.

Hat sich bei den IK-Verant­wort­lichen die Erkenntnis durchgesetzt, dass man mehr Verant­wortung für eine gelingende Trans­formation über­nehmen will und kann, ist ein erster wichtiger Schritt getan. Denn nun kann das Wie angegangen werden.

In der Beratungs­praxis hat sich ein vier­stufiges Modell bewährt, welches damit beginnt, mehr Klar­heit über das eigene Selbst­konzept zu erlangen. Die wichtigen Fragen dabei sind: Wie präsen­tieren wir uns nach außen? Welchen Mehr­wert für den strate­gischen Diskurs haben wir? Zu welchen entscheidungs­kritischen Informationen haben wir exklusiv Zugang? Wie gestalten wir die Inter­aktion mit dem Manage­ment und weiteren wichtigen Schnitt­stellen? Die Antworten auf diese Fragen sollten dem gesamten Team zugänglich gemacht werden und wesent­liches Entscheidungs­kriterium in der täg­lichen Arbeit sein. Sie bestimmen aber auch maß­geblich, wie mit den wichtigen Aspekten Themen, Kanäle & Formate sowie der eigenen organisa­torischen Aufstellung umgegangen wird.

In einer nächsten Stufe wird die IK-Agenda dahin­gehend überprüft, ob sie die entschei­denden strate­gischen Themen des Unter­nehmens unter­stützt. Eine strate­gische Themen­planung erfordert ein tiefes Verständnis der Herleitung der Unternehmens­strategie sowie der kurz- bis mittel­fristigen strategischen Heraus­forderungen. Insbesondere aber geht es darum, ein Gespür dafür zu entwickeln, wie die jeweiligen Themen konkret auf die Organisation wirken. Um im Dialog mit dem Manage­ment zur richtigen Zeit die richtigen Impulse zu setzen, braucht es daher immer ein Ohr an der Beleg­schaft und deren Bedürfnissen. Damit wird die IK zu einem wertvollen Rat­geber zwischen Strategie­entwicklung und -umsetzung und gewährleistet einen kontinuier­lichen und vor allem relevanten Informations­fluss top-down und bottom-up.

Auf Stufe 3 ist es entscheidend, die verfüg­baren Kommunikations­kanäle und -formate kritisch zu hinter­fragen. Jenseits der üblichen Tools der Bericht­erstattung braucht es Kanäle, die Führungs­kräfte informieren, befähigen und aktivieren. Zudem sollte der Versuch der Gestaltung des informellen Dialogs im Unter­nehmen unter­nommen werden. Nachweislich sind die Inter­aktionen zwischen Führungs­kraft und Mitarbeitenden sowie zwischen den Mitarbeitenden unter­einander diejenigen, die nach­haltiges Interesse an einem Thema hervor­bringen sowie Veränderungen im eigenen Verhalten wahr­scheinlich machen. Will die IK zum Erfolg eines Trans­formations­prozesses beitragen, sind diese informellen, nicht direkt zugäng­lichen Kanäle besonders viel­versprechend. Eine Möglich­keit der Gestaltung ist die über Ambassadors oder Corporate Influencer. Die Nutzung von Peers, die in der Lage sind, Auskunft zu geben und Themen einzu­ordnen, die aber auch Fürsprecher sind, ist eine Kunst, die erlernt werden muss.

Zuletzt muss die interne Struktur des IK-Teams die neue Rolle sowie die damit verbundenen Aufgaben auch bewältigen können. Hier erfolgt die Auf­stellung im Dreieck zwischen Themen, internen Stakeholdern und Kanälen. Oft sind es durch­dachte Prozesse, die eine effektive und gleicher­maßen effiziente Auf­stellung ermöglichen. Dazu muss jedoch die eigene Wertschöpfungs­kette auf den Prüfstand gestellt und nicht selten angepasst werden. Leit­fragen sind dabei unter anderem: Wer verant­wortet die Analyse von Wahr­nehmungs­lagen? Gibt es eine gesonderte Verant­wortung für die großen internen Kampagnen? Ist die Expertise für die Ein­bindung und Befähigung von Führungs­kräften bei einer Person zu bündeln? Aber auch: Welche Kompetenzen fehlen uns im Team, um unsere angestrebte Rolle als Berater authentisch aus­füllen zu können (strategisch-konzeptionell, in der Steuerung von Agenturen etc.)?

Als strategische Kommunikations­beratung gehört es zu unserem täglichen Geschäft, der IK den Rücken zu stärken. Lassen Sie uns gemeinsam das volle Potenzial Ihrer IK heben – zu einem Berater auf Augenhöhe mit dem Top­management.

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